Pengertian dan contoh surat klaim atau surat keluhan dalam surat dagang - Surat klaim adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau intansi tertentu, dengan tujuan untuk menyampaikan ketidaknyamanan atau ketidakcocokan terhadap suatu layanan, barang, dll. Surat klaim atau sering disebut dengan surat pengaduan tentu saja memiliki berbagai macam jenis, diantaranya adalah surat klaim konsumen atau surat klaim dalam perdagangan. berikut ini akan dijelaskan secara detail definisi surat klaim dalam bahasa Indonesia.
Pengertian dan Contoh Surat Klaim (Keluhan)
Surat klaim atau surat pengaduan dalam surat dagang itu sendiri merupakan surat yang didalamnya berisikan pemberitahuan dari konsumen kepada pihak penjual bahwa barang yang dibeli atau dipesan pada penjual tidak memuaskan sehingga meminta semacam ganti rugi atau bentuk penyelesaian lainnya. Surat klaim dalam surat dagang biasanya dibuat ketika konsumen merasa tidak nyaman atau kecewa terhadap beberapa hal, diantaranya adalah
- Keterlambatan barang yang sampai pada tujuan dengan waktu yang jauh dari yang dijanjikan pihak produsen.
- Jumlah barang yang dipesan tidak sesuai dengan jumlah barang yang dikirim atau diterima oleh konsumen.
- Mutu barang tidak sesuai dengan yang diharapkan konsumen.
- Terjadi kerusakan pada barang saat dikirim.
- Layanan karyawan yang tidak sesuai dengan yang diinginkan konsumen.
Dengan demikian, surat klaim dalam surat dagang tidak hanya keluhan mengenai kerusakan saja, tapi bisa juga dalam bentuk pengaduan lainnya.
Namun, pengaduan atau segala bentuk klaim apapun tentu saja tidak akan dengan mudah diterima oleh pihak penerima pengaduan. Dengan demikian, membuat lalu mengirimkan surat pengaduan perlu disertai pula beberapa bukti yang membuktikan bahwa kita sebagai konsumen yang memang mengalami kekecewaan karna beberapa keluhan. Dengan demikian, untuk meresmikan surat klaim pada surat dagang, sebagai konsumen kita perlu juga melampirkan struk pembayaran ketika jual beli (kwitansi). Dengan demikian, sebagai konsumen, jika memang bukti sudah cukup, konsumen juga bisa mengambil tindakan sebagai berikut:
- Membatalkan pembelian barang
- Meminta adanya potongan harga pada produsen
- Barang yang mengalami kerusakan atau hilang bisa dimintai pertanggung jawaban dengan meminta ganti rugi berupa barang baru.
- Kerusakan barang atau bentuk keluhan lain bisa dimintai pertanggung jawaban lain seperti dengan kerugian berupa uang dengan jumlah sesuai kerugian.
Selain itu, meski surat tersebut berupa pengaduan atau klaim, dalam surat klaim tetap harus menggunakan kata-kata yang sopan dan resmi, serta dengan jelas dan detail mencantumkan dari mana konsumen berawal dan barang apa saja yang mengalami kerusakan, atau jenis keluhan apa saja yang ingin disampaikan.
Untuk memperjelas, perhatikan contoh surat klaim pada surat dagang di bawah ini:
TOKO SERBA SERBI
Jalan Cipalasari No 12c
Bandung
24 Desember 2015
Nomor: 12/III/2015
PT Furniture Indah Jaya
Jalan Sukaresih No 09
Jakarta
Hal : Pengaduan Kerusakan Barang
Lamp : 1 (satu) lembar
Dengan hormat,
Barang kiriman dari PT Furniture Indah Jaya Berupa:
1. 20 Sofa
2. 20 meja
3. 30 Kursi
4. 34 Lemari
Telah kami terima. Atas pelayanan saudara, kami ucapkan terima kasih.
Namun, pada saat pesanan dibuka, kami mendapati beberapa kerusakan pada barang yang kami pesan. Adapun beberapa kerusakan yang kami temukan, yakni pada:
- 7 meja dengan keadaan kaca yang retak
- 2 meja dengan keadaan kaca yang pecah
- 5 unit lemari dengan keadaan cermin lemari retak
Dengan demikian, mohon maaf kami mengirimkan kembali baang-barang tersebut, dan kami harap PT Furniture Indah Jaya segera menggantinya dengan barang yang baru.
Bersama ini, kami kirimkan lampiran faktur pembelian barang tersebut untuk mempermudah adanya penyeselaian dalam persoalan diatas.
Atas perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
TOKO SERBA SERBI
Siti Komariah
Owner
Demikianlah artikel tentang pengertian dan contoh surat klaim atau surat keluhan yang bisa kami berikan. Semoga bisa membantu kalian dalam menyusun surat keluhana atau surat klaim. Jangan lupa ngopi sambil baca-baca artikel lainnya di pelajaranbahasaindonesian.blogspot.com ya. Ada banyak sekali artikel bermanfaat lainnya yang membahas tentang materi pelajaran bahasa Indonesia. Terimakasih.
